Foire aux questions "Les associations face à la crise sanitaire"

Face à la crise sanitaire liée à la Covid-19, les associations sont confrontées à des situations inédites, aussi bien dans leur fonctionnement que dans leur gestion. Suite à de nombreuses interrogations, la Ville de Rouen met en place une foire aux questions, classées par thématiques, dédiées aux associations face à la crise sanitaire.

Assemblée générale et autres instances de l'association

Une Assemblée Générale peut-elle se dérouler par visioconférence ?

L’assemblée générale peut se tenir à distance, par conférence téléphonique ou visio conférence, tant que les caractéristiques techniques permettent de garantir l’intégralité des débats.L’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants précise que l’assemblée générale ordinaire ou extraordinaire peut exceptionnellement se tenir sans que les membres de l’association ne soient physiquement présents, et ce même si aucune clause des statuts ou du règlement intérieur ne le prévoit ou qu’une clause contraire s’y oppose.

Attention, cette autorisation est valable jusqu'au 30 novembre 2020.

Une nouvelle ordonnance prorogeant ce dispositif a été transmise au Conseil d’Etat qui nous informe d’un décalage de l’examen des projets de textes.

Il en résulte un décalage de l’entrée en vigueur du nouveau texte au 3 ou 4 décembre 2020 soit un "trou d’application" de 2 à 3 jours.

De manière à éviter qu’une assemblée tenue pendant ce laps de temps ne puisse être annulée à la demande d’un membre, il est préférable que les associations concernées décalent l’assemblée en la re-convoquant mi-décembre (délai de 15 jours assez fréquent dans les modèles de statuts). Il en est de même pour les réunions du Conseil d’administration ou du bureau mais dans ces cas, les risques d’annulation sont a priori moins importants.

Notre Assemblée Générale doit généralement avoir lieu dans les 6 mois suivant la fin de l'exercice comptable. Au regard du contexte, peut-on la retarder ? Peut-on retarder l’approbation des comptes ?

S'il est possible de décaler l'Assemblée Générale, il n'est pas possible de retarder l'approbation des comptes. Les associations qui ne l'ont pas encore fait, sont déjà, pour la plupart, hors délai. Il s'agit donc de remédier à cette situation en urgence.

Toutefois, il n'est pas obligé de convoquer l'Assemblée Générale pour approuver les comptes. Un document signé du président et du trésorier suffit.

Vous pouvez donc approuver les comptes le plus rapidement possible (document qui vous sera demandé pour verser le solde des subventions) et prendre le temps d'organiser votre Assemblée Générale en visio.

Un compte-rendu de CA peut-il clotûrer l'année 2020 ?

Oui, cela est possible. Les comptes pourront être approuvés par les membres du Conseil d'Administration (signature du président et du Trésorier obligatoires)

Tant que l'Assemblée Générale n'a pas eu lieu, les instances (CA, bureau...) sont-elles maintenues ?

Oui. Toutes les instances de l’association sont maintenues, jusqu’à ce que l’association soit en capacité de réunir une Assemblée Générale, qui peut se dérouler en visioconférence pendant la période de confinement.

Est-ce que le Président d'une association a le droit de se déplacer jusqu'au siège social pour gérer le courrier, les messages téléphoniques... ?

Hors association entrant dans le cadre de l'intérêt général, ce type de déplacement n'est pas prévu dans les autorisations. Nous avons posé la question au niveau préfectoral et sommes en attente de la réponse.

Peut-on faire une campagne d'adhésion à distance ?

Oui, une campage d'adhésion (envoi des bulletins d'adhésion et réception des chèque) peut se faire par courrier postal.

Activités des associations

Les bénévoles des associations peuvent ils se déplacer pour l’aide aux plus précaires ?

Dans le cadre du couvre-feu et la période de confinement, les établissements et services accueillant les publics en situation de grande précarité bénéficieront d’une dérogation pour rester ouverts au-delà de 21 h. Il s’agit des centres d’hébergement, des hôtels sociaux, des résidences sociales, pensions de famille et foyers de travailleurs migrants, des accueils de jours et de nuit. Les maraudes et les équipes mobiles auront leur activité maintenue grâce aux attestations que salariés et bénévoles pourront remplir et faire valoir. Les bénévoles peuvent se déplacer en cochant la case "déplacements professionnels". Dans ces cas, la justification du déplacement du ou des bénévoles est fournie par la direction des établissements associatifs aux bénévoles. Chacune des structures doit préparer une attestation de déplacement professionnel en précisant si possible la durée de validité et la nature de la mission par nature d’intérêt général, qu’ils mettent en œuvre.

Les personnes précaires peuvent se rendre dans un centre d’hébergement ou sur un lieu de distribution alimentaire, en cochant la case "déplacement pour l’assistance aux personnes vulnérables ou précaires".

Quelles sont les activités maintenues dans les salles municipales ?

Jusqu'au 15 décembre prochain, les salles municipales à destination des associations sont fermées pour les pratiques collectives sauf la distribution alimentaire et les activités à destination des publics hadicapés.
Quelques associations oeuvrant dans le domaine de la solidarité et de la santé sont autorisées à maintenir leurs permances de rendez-vous individuels.

Nous attendrons les textes du 15 décembre 2020 avant de nous prononcer sur les conditions de ré-ouverture.

Une association fait des commandes goupées. Un responsable peut-il faire des livraison à domicile ?

Nous n'avons trouvé de texte spécifique aux associations concernant ce sujet. Néanmoins, pour les entreprises, la livraison à domicile est autorisée. Nous aurions donc tendance à la penser possible pour les associations. Dans le respect des règles sanitaires, évidemment.

Les activités associatives peuvent-elles reprendre pour les mineurs ?

Conformément à la circulaire préfectorale du 23 décembre 2020, sous réserve d’une aggravation de la situation sanitaire et de nouvelles directives gouvernementales seront autorisées à reprendre, dès le 2 janvier 2021, les activités destinées aux mineurs, en intérieur ou en extérieur, dans les maisons de quartier.

Les protocoles mis en place en 2020 (gestes protecteurs, distance physique, lavage de mains, aération…) restent obligatoires et nous comptons sur votre vigilance pour les appliquer strictement.

Subventions et aides spécifiques

Quelles sont les aides exceptionnelles de l'Etat pour les associations ?

Le fonds de solidarité de l'Etat s'adresse sans distinction aux entreprises et aux associations ayant une activité économique, c'est à dire employeurses et/ou fisclisées.

Pour les entreprises et les commerces fermés administrativement

Toutes les entreprises de moins de 50 salariés fermées administrativement peuvent recevoir une indemnisation allant jusqu’à 10 000 euros quel que soit le secteur d’activité et la situation géographique.
Pour les entreprises, restant ouvertes mais durablement touchées par la crise, des secteurs du tourisme, événementiel, culture, sport et des secteurs liés

Il s’agit de toutes les entreprises de moins de 50 salariés, ne fermant pas mais subissant une perte de chiffre d’affaires d’au moins 50%. Elles bénéficie également de l’indemnisation mensuelle allant jusqu’à 10 000 euros.

Pour les autres entreprises restant ouvertes mais impactées par le confinement

Pour toutes les autres entreprises de moins de 50 salariés qui peuvent rester ouvertes mais qui subissent une perte de plus de 50% de leur chiffre d’affaires, l’aide du fonds de solidarité pouvant aller jusqu’à 1 500 euros par mois est rétablie. Elle permettra de soutenir tous les indépendants.

Le calendrier et le versement des aides

Toutes les entreprises éligibles, quel que soit le cas de figure, peuvent recevoir leur indemnisation en se déclarant, à partir de début décembre 2020, sur le site de la direction générale des Finances publiques (DGFiP). Elles recevront leur aide dans les jours suivant leur déclaration.

Exonération et report des cotisations sociales

Afin de couvrir totalement le poids des charges sociales pour les entrepreneurs touchés par la crise du Covid-19, le dispositif d’exonération des cotisations sociales est renforcé et élargi :

  • toutes les entreprises de moins de 50 salariés fermées administrativement bénéficieront d’une exonération totale de leurs cotisations sociales,
  • toutes les PME du tourisme, de l’événementiel, de la culture et du sport qui restent ouvertes mais qui auraient perdu 50% de leur chiffre d’affaires auront le droit aux mêmes exonérations de cotisations sociales patronales et salariales,
  • pour tous les travailleurs indépendants, les prélèvements seront automatiquement suspendus. Ils n’auront aucune démarche à faire.

Les prêts garantis par l’État

Ils seront adaptés à la fois à la nouvelle situation et aux demandes des entrepreneurs pour permettre :
aux entreprises de contracter un prêt jusqu’au 30 juin 2021 au lieu du 31 décembre 2020,

  • d’étaler l’amortissement du prêt garanti par l’État entre 1 et 5 années supplémentaires, avec des taux pour les PME négociés avec les banques françaises compris entre 1 et 2,5%, garantie de l’État comprise.
  • de demander un nouveau différé de remboursement d’un an, soit deux années au total de différé qui ne soit pas considéré comme un défaut de paiement.

Les prêts directs de l’État

Le Gouvernement a annoncé que l’État pourra accorder des avances remboursables plafonnées à 3 mois de chiffre d’affaires pour les entreprises de plus de 50 salariés.

La prise en charge des loyers

Le projet de loi de finances pour 2021 sera modifié pour prévoir un crédit d’impôt pour inciter les bailleurs à annuler une partie de leurs loyers. Cette mesure bénéficiera aux entreprises de moins de 250 salariés fermées administrativement ou appartenant au secteur hôtellerie, cafés, restauration (HCR). Tout bailleur qui sur les trois mois d’octobre, novembre et décembre 2020, accepte de renoncer à au moins un mois de loyer, pourra bénéficier d’un crédit d’impôt de 30% du montant des loyers abandonnés.
L’aide sera cumulable avec le fonds de solidarité. La dépense de l’État pour ce crédit d’impôt est évaluée à environ 1 milliard d’euros au total.

Retrouvez toutes les informations et démarches sur le site de l'URSSAF et la DGFIP

Quelles sont les aides spécifiques mises en place à Rouen ?

Afin d'apporter un soutien exceptionnel aux associations qui rencontrent des difficultés pendant la crise sanitaire, la Métropole Rouen Normandie et la Ville de Rouen ont mis en place le PLUS, Plan Local d'Urgence Sanitaire.

Dans le cadre de sa démarche PLUS, la Métropole Rouen Normandie lance un fonds de soutien aux communes de 800 000€. Des subsides répartis en fonction du nombre d'habitants des collectivités locales concernées.

Cette aide financière métropolitaine est vouée à accompagner toutes les associations proposant des services aux habitants.

Les demandes sont à déposer via un formulaire en ligne sur la page dédiée au PLUS de Rouen.fr, avant le lundi 30 novembre 2020 pour un passage en Conseil municipal le 17 décembre et avant le 31 décembre pour un passage en Conseil municipal début 2021.

Qu'elle emploie des salariés ou non, et quelle que soit sa dimension, une association est éligible au dispositif PLUS si :

  • elle oeuvre dans les champs de la culture, du sport, des solidarités ou des loisirs
  • son siège social est situé à Rouen
  • elle justifie de problèmes financiers liés à la crise sanitaire
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