Responsable de la Cellule Accueil / Administration (F/H)

Référence de l'annonce : 23-187-DTP-1

Nom de la direction : Direction de la Tranquillité Publique

Filière : Administrative

Catégorie : A ou B+

Cadre d’emploi : Attachés ou Rédacteurs

Description du poste

Sous l’autorité directe du Directeur de la Tranquillité Publique, vous êtes chargé(e) du management stratégique de la cellule Accueil du Public et de la comptabilité de la Direction, vous gérez le dispositif Qualiville et vous assurez la mission d'assistant de prévention,

Mission

Management stratégique de la cellule « Accueil du Public », composée de 5 agents :

• Assurer le suivi RH de la cellule en lien avec la GPRH (Gestionnaire de Proximité Ressources Humaines)  et la Direction,
• Coordonner l’activité de la cellule en transversalité avec les autres services de la DTP et les partenaires
• Assurer le soutien administratif et réglementaire de la cellule (aide à la rédaction de courriers, compréhension des textes applicables, veille réglementaire en matière de chiens dangereux, objets trouvés…)
• Etablir les tableaux de bord concernant l'activité de l’accueil et répondre aux dossiers particuliers
• Suivre, en lien avec la responsable de l’équipe de l’accueil, la bonne réalisation des prestations rendues aux usagers,
• Suivre les indicateurs « QUALIVILLES » au sein du service Accueil, en lien avec les agents
• Prendre en charge l’encadrement direct des agents de l’accueil (planning, gestion…) en cas d’absence de la responsable d’équipe

Comptabilité de la Direction :

• Elaborer, suivre et exécuter, en lien avec la Direction, le budget de la DTP
• Saisir les projets de budget sur le logiciel comptable (Grand Angle)
• Anticiper et recueillir les besoins des services de la DTP et les mettre en forme
• Gérer les transferts et les virements de crédits
• Procéder aux engagements, liquidations et mandatements des factures
• Établir les tableaux de suivi

Certification « QUALIVILLES » :

• Animer, en qualité de responsable de projet, le dispositif « QUALIVILLES » au sein de la D.T.P, réaliser les enquêtes de satisfaction et coordonner les audits internes et externes
• Garantir la bonne exécution des prestations réalisées par les agents des services labellisés de la Direction
• Suivre mensuellement les indicateurs téléphonie, prestations, courriers/courriels
• Contribuer à la mise en œuvre des procédures d’amélioration de l’accueil physique et téléphonique, et de manière générale au développement de la qualité des services concernés

Assistant de Prévention :

• Prévenir les dangers susceptibles de compromettre la sécurité ou la santé des agents, en lien avec le SRS (Service Santé et Relations Sociales) et la GPRH de la Direction
• Mettre en œuvre les outils liés à la gestion des risques au sein de la direction (document unique, procédure incendie, de confinement, suivi des EPI, procédures spécifiques…)
• Améliorer les méthodes et le milieu du travail en adaptant les conditions de travail en fonction de l’aptitude physique des agents
• Faire progresser la connaissance des problèmes de sécurité et des techniques propres à les résoudre
• Veiller à l’observation des prescriptions législatives et réglementaires prises en ces matières et à la bonne tenue des registres de santé et de sécurité au travail dans tous les services
• Proposer au sein de la DTP des mesures pratiques propres à améliorer la prévention des risques et participer, en lien avec les autres acteurs, à la sensibilisation, l’information et la formation des personnels

Activités secondaires :

- Réception des courriers/courriels, qualification, dispatching en l'absence de l'assistante de direction (logiciel MAARCH), et mise sous pli des courriers au retour de signature

- Gérer les demandes de réservation de salle en son absence

Profil recherché

• Connaissance des méthodes et outils du management et du pilotage de projets
• Connaissance de la Mairie, son fonctionnement, sa culture et ses différents services
• Maîtrise des outils bureautiques et du logiciel Grand Angle
• Connaissance de la M14 et du cadre réglementaire des marchés publics
• Connaissance du référentiel QUALIVILLES
• Capacité à mettre en place des outils d’ajustement et d’aide à la décision
• Aptitudes managériales
• Qualités rédactionnelles
• Sens de la communication
• Rigueur et pragmatisme, autonomie et réactivité
• Capacités d’adaptation, esprit d’équipe et disponibilité
• Sens du service public
• Permis B utile

Spécificités du poste

Cycle de travail : du lundi au vendredi de 8h30 à 12h30 et de 13h15 à 17h

Astreinte d’une semaine toutes les 6 semaines (du lundi matin au lundi matin)

Modalités de recrutement et rémunération :

• Par voie statutaire, à défaut contractuel
• Rémunération statutaire + régime indemnitaire,
• Réf. 23-187-DTP-1

Merci d'adresser votre dossier de candidature (CV et lettre de motivation, convertis au format PDF) en précisant la référence de l'annonce, par courrier électronique à l'adresse recrutement@rouen.fr ou, à défaut, par voie postale à l'adresse suivante :

Mairie de ROUEN – Hôtel de Ville - Direction des Ressources Humaines - 2 place du Général de Gaulle - CS 31 402 - 76037 ROUEN cedex