Lexique "Subventions"

Le dossier de demande de subvention de la Ville de Rouen a pour objectifs de mieux connaître les associations rouennaises et de travailler sur des critères de soutien précis.

Ce lexique a été imaginé pour vous aider à compléter les documents, vous éclairer sur nos attentes sur les renseignements sollicités et vous rappeler quelques définitions et obligations des associations. Il reprend rubrique par rubrique le dossier de demande de subvention. Nous espérons qu'il vous sera utile. Il évoluera et sera complété en fonction de vos remarques et interrogations.

Il comprend aussi quelques informations sur l'élaboration d'un budget associatif, la distinction entre subvention de fonctionnement et subvention sur projet et la présentation du circuit des dossiers de demande de subvention.

N'hésitez pas à contacter le service de la Vie Associative si vous avez besoin de renseignements  complémentaires.


L'association

Numéro SIRET

Ce numéro permet d'identifier les associations. L'institut National de la Statistique et des Études Économique (INSEE) attribue un numéro unique à chaque association qui en fait la demande.

Votre association doit avoir un numéro SIRET si :

  • elle touche des subventions des collectivités ou de l'Etat
  • elle emploie du personnel salarié
  • ses activités génèrent de la TVA ou de l'impôt social

Il suffit d'adresser votre demande d'immatriculation à INSEE, quai de la bourse 76000 ROUEN accompagnée de la copie des statuts et du récépissé de déclaration en préfecture.
Ce numéro est valable d'une année sur l'autre.

Agrément : autorisation administrative d'exercer une activité.

Affiliation : adhésion à une fédération qui a pour objet d'organiser une pratique.


Les responsables

  • Le Conseil d'Administration (CA) est une instance collégiale de direction choisie par l'assemblée générale.
  • Le Bureau est une instance d'exécution qui émane du Conseil d'Administration.

Les bénévoles

Les fonctions des bénévoles
Elles varient d'une association à l'autre. Le bénévole peut être comptable, animateur, distribuer des goûters aux personnes âgées, encadrer un atelier pour des enfants,...

L'évaluation du volume global d'heures de bénévolat par an.

Le bénévolat valorisé consiste à intégrer dans les comptes de l'association l'apport des bénévoles (par exemple lorsqu'un membre assure un accompagnement scolaire pour des enfants, héberge un conférencier pour le compte de l'association,...).

Il permet de connaître le véritable coût d'un projet associatif, d'augmenter de façon légale le budget de l'association (donc de peser lors de discussions avec des partenaires institutionnels), ce qui peut être utile notamment pour des recherches de subventions, mais aussi de valoriser les bénévoles au sein de l'association.

Les projets de formations
Le souhait est de connaître les projets de formation de l'association pour ses bénévoles. La formation peut se faire en  interne, par exemple le trésorier qui forme le trésorier adjoint, ou en externe lorsque vous faites appel à un organisme de formation, par exemple pour la formation de personnes accueillant des enfants dans des centres de loisirs.


Les salariés

Masse salariale globale annuelle
C'est le coût global des salaires et charges sociales.

Aides financières globales
C'est le total des aides reçues pour soutenir l'emploi de salariés (remboursement CNASEA, subventions partenaires jeunes,...)

Projets de formations des salariés
Comme pour les bénévoles, les salariés peuvent bénéficier de formations afin de renforcer leur savoir faire professionnel. Il s'agit d'indiquer le coût global de la formation (organismes de formation, frais de déplacements liés à la formation,...).

Projets de recrutement
L'association prévoit-elle de recruter un ou plusieurs employés ? A temps plein ? A temps partiel ? Quelles seront ses (leurs) missions ?


Les publics touchés

Outre ses adhérents, l'association est en contact avec différents publics. Il s'agit de préciser le nombre de personnes touchées par une action. Par exemple, lors de l'organisation d'un spectacle ou d'une soirée dansante, d'un colloque le public présent. Il vous est demandé, dans le premier point,  de quelle manière vous cherchez à élargir votre public, à trouver de nouveaux publics sans distinction, puis de préciser les choses type de public par type de public.


Les activités

Il s'agit  des activités d'enseignement, de tenue de permanences, de pratiques sportives,...


Les locaux

Local exclusif
C'est un local utilisé par l'association seule, aucune autre structure n'en ayant l'usage.

Local partagé
C'est un local également utilisé par d'autres structures.


Les conventionnements

Une convention est un "contrat" entre, par exemple, une association et une collectivité qui arrête des objectifs et les moyens mis en oeuvre, les obligations de chacune des parties. Le financement est obligatoirement lié au respect de cette convention.


Les aides en nature

Les associations doivent préciser les aides qui leur sont attribuées (mise à disposition de locaux, prêt de matériel, de plantes,...).


Le prévisionnel et le compte de résultat

Ces documents établissent le buget de l'association. Ils permettent d'établir et de répartir les dépenses et recettes annuelles.


Autres renseignements

Demande de subvention de fonctionnement
La demande de subvention de fonctionnement concerne les activités et permanences  régulières de l'association. Elle doit être déposée selon le calendrier défini par la ville.

Demande de subvention sur projet
La demande de subvention sur projet ou d'équipement correspond à l'organisation d'une opération particulière telle un voyage, un achat important de matériel, une rencontre sportive inhabituelle,... Il ne s'agit pas d'actions reconduites d'année en année. Celle-ci doit être retournée à la Direction de la Vie Associative au plus tard trois mois avant le début du déroulement du projet.


Le circuit de votre demande "de l'instruction au vote"

Instruction de la demande

Le service de la Vie Associative procède à une instruction technique, juridique et financière. A l'issue de cette première instruction, si la demande est complète, elle est transmise à la direction concernée qui accompagne la décision de l'élu en charge du domaine (par exemple au service du Développement Culturel pour une association de théâtre).

Décision
L'adjoint sectoriel rend un avis d'opportunité et décide de donner une suite favorable ou non à la demande. Si l'avis est négatif, une lettre est adressée, sous sa signature, par le service de la Vie Associative à l'association pour l'en informer. Dans le cas où l'avis est positif, la demande de subvention est soumise au vote du Conseil Municipal.

Versement de la subvention
Après le vote du Conseil Municipal, un courrier de notification, signé de Monsieur le Maire, est adressé à l'association. Le service de la Vie Associative procède au versement d'un acompte ou de la totalité de la subvention votée en fonction de l'importance de la somme attribuée et ce  conformément au courrier de notification.

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