Paraphe de registres

Certains documents sociaux doivent être cotés et paraphés par le juge, le greffier du tribunal de commerce ou en mairie.

La cote (numéro de référence appliqué par perforation sur chaque page) sert à numéroter les pages vierges du livre ou du registre (chaque page est unique et irremplaçable), tandis que le paraphe (par l'apposition d'un cachet sur les 1e et dernière pages) permet de les signer pour éviter toute falsification (ajout, remplacement, suppression...) et leur donner une date certaine.

Documents concerné par le paraphe de registre

Les délibérations des assemblées d'associés ou d'actionnaires et des organes ou conseils des sociétés commerciales sont constatées par des procès-verbaux établis sur des registres dédiés dont l'intitulé varie selon la forme juridique.

Doivent être obligatoirement cotés et paraphés les documents suivants 

  • Registre des délibérations des assemblées d'associés de sociétés à responsabilité limitée (SARL),
  • Registre des délibérations de l'associé unique de sociétés à responsabilité limitée à associé unique,
  • Registre des délibérations des assemblées d'associés de sociétés en nom collectif (SNC),
  • Registre des délibérations des assemblées d'associés de sociétés en commandite simple (SCS),
  • Registre des délibérations du conseil d'administration de sociétés anonymes (SA) à conseil d'administration,
  • Registre des délibérations du conseil de surveillance de sociétés anonymes à directoire et conseil de surveillance,
  • Registre des délibérations des assemblées générales d'actionnaires de sociétés anonymes et de sociétés par actions simplifiées (SAS),
  • Registre des délibérations des assemblées d'associés de sociétés civiles,
  • Registre des délibérations des assemblées d'associés de sociétés civiles professionnelles (SCP) de conseil en propriété industrielle,
  • Registre des délibérations des assemblées d'associés des Sociétés d'épargne forestière.

Certains livres comptables dont la tenue est obligatoire peuvent également être cotés et paraphés, mais de façon facultative.

Tous les commerçants doivent tenir les livres comptables suivants :

  • livre-journal, qui enregistre les mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise opération par opération et par ordre chronologique,
  • grand livre, qui classe par nature de compte les informations figurant par ordre chronologique dans le livre-journal.

Le livre-journal et le grand-livre peuvent, à la demande du commerçant, être cotés et paraphés.

Chaque livre reçoit un numéro d'identification répertorié sur un registre spécial.

Des documents sous forme électronique peuvent tenir lieu de livre-journal ou de grand livre. Dans ce cas, ils sont identifiés et datés dès leur établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve. Leur numérotation n'est plus obligatoire.

Comment effectuer la démarche ?

Pour effectuer cette démarche auprès de la Ville de Rouen, la société doit être implantée sur Rouen.

Le demandeur peut se présenter dans un des quatre lieux du guichet unique de la Ville de Rouen. Pour connaître le plus proche de chez vous, utilisez l'outil de recherche "Où effectuer cette démarche ?" ci-contre.

Un tampon officiel sera apposé sur chaque page du registre numéroté et est signé par un élu.

Un délai d'environ 8 à 10 jours est nécessaire au paraphe. Le demandeur sera recontacté une fois le(s) registre(s) paraphé(s) et disponible(s).

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