Délibération 9-3 du Vendredi 27 mai 2011

VILLE DE ROUEN - CONSEIL MUNICIPAL - SEANCE DU 27 MAI 2011

RAPPORT AU CONSEIL MUNICIPAL

SERVICES MUNICIPAUX

CREATION D’UNE PLATEFORME DE TELETRANSMISSION

CONVENTION DE GROUPEMENT DE COMMANDES

AUTORISATION

M. Bruno BERTHEUIL, Adjoint,

présente le rapport suivant :

MESDAMES,

MESSIEURS,

La dématérialisation des procédures administratives constitue un gisement d’amélioration de la qualité et des coûts de gestion du service public.

En 2009, la Région de Haute-Normandie et les deux Départements de la Seine‑Maritime et de l’Eure, dans le cadre de la coopération « 276 », ainsi que la Ville de ROUEN, la Communauté de l’Agglomération Rouennaise (C.A.R.), la Communauté de l’Agglomération Havraise (C.O.D.A.H.) et la Ville du HAVRE ont décidé de créer un portail unique de dématérialisation des marchés publics à l’échelle régionale, dont la vocation est de pouvoir être utilisé par l’ensemble des collectivités haut-normandes et leurs établissements publics qui en font le choix.

Ce portail est aujourd’hui opérationnel.

Aussi, compte tenu des avantages que présente la mutualisation de ce type de service, les collectivités parties prenantes à la réalisation de ce projet ont décidé de l’étendre à la dématérialisation des actes transmis au contrôle de légalité, ainsi que des flux financiers et sociaux. Le projet permettra de dématérialiser les pièces « papier » telles que les pièces comptables (mandats, titres de recettes, etc.), pièces justificatives (comme des délibérations, par exemple).

Ce projet de mise en oeuvre d’une plateforme de télétransmission porte sur la dématérialisation des documents « papier » échangés entre les différents acteurs (l’ordonnateur, la préfecture, le comptable du Trésor et la Chambre Régionale des Comptes).

Devant le nombre croissant de collectivités souhaitant s’engager dans une démarche globale de dématérialisation de leurs pièces justificatives, une convention cadre nationale unique vient d'être élaborée, qui a pour objet de définir, d’une part, les solutions organisationnelles et techniques référencées au plan national pour dématérialiser les documents de la chaîne comptable et financière et, d’autre part, les normes techniques à respecter par tous les intervenants dans le cadre de la solution mise en oeuvre.

La réalisation de ce projet passe par la création d’un nouveau groupement de commandes, qui aura pour objet la passation et l’exécution des marchés nécessaires à la mise en place et au fonctionnement de cette plateforme de télétransmission. Ces marchés permettront en outre aux membres du groupement de disposer progressivement, au rythme de leurs besoins, d’un ensemble de services à la carte (parapheur électronique, archivage, etc.).

La plateforme de télétransmission sera mise à disposition de l’ensemble des membres du groupement ainsi que des collectivités seinomarines, de leurs groupements et établissements publics.

La convention soumise à votre approbation a pour objet d'arrêter les modalités de fonctionnement du groupement.

Le Département de la Seine-Maritime en sera le coordonnateur.

L'exécution financière des marchés et de leurs avenants éventuels relèvera du coordonnateur pour les prestations correspondant à des besoins non individualisables. Ces prestations seront ensuite remboursées par les membres du groupement, selon la clé de répartition suivante :

- Département de la Seine-Maritime à hauteur de 40 %,

- Région de Haute-Normandie à hauteur de 25 %,

- Communauté de l’Agglomération Havraise à hauteur de 10 %,

- Communauté de l’agglomération ROUEN-ELBEUF-Austreberthe à hauteur de 15 %,

- Ville du HAVRE à hauteur de 5 %,

- Ville de ROUEN à hauteur de 5 %.

Compte tenu de l’évaluation des coûts réalisée par le Département de la Seine‑Maritime, le montant prévisionnel de dépenses de la Ville pour cette opération, hors prestations individualisables (c'est-à-dire prestations spécifiques à la Ville : formation, achat de certificats électroniques, etc.), s’élèverait à environ 2.000 € H.T./an. La Ville réalise ainsi une économie, car, à défaut de cette mutualisation, elle devrait se porter acquéreur de la solution.

J'ai donc l'honneur, MESDAMES, MESSIEURS, de vous demander de bien vouloir autoriser Mme le Maire à signer la convention de groupement de commandes en vue de la création d’une plateforme de télétransmission.

Si les conclusions de ce rapport recueillent votre accord, je vous propose d'adopter la délibération ci-jointe.