Délibération 12-3 du Vendredi 29 novembre 2013

VILLE DE ROUEN - CONSEIL MUNICIPAL - SEANCE DU 29 NOVEMBRE 2013

RAPPORT AU CONSEIL MUNICIPAL

SERVICES COMMUNS

VILLE DE ROUEN / COMMUNAUTE DE L’AGGLOMERATION

ROUEN-ELBEUF-AUSTREBERTHE

REPROGRAPHIE

GEOMATIQUE ET CONNAISSANCE DU TERRITOIRE

CONVENTIONS

AUTORISATION

M. Robert FOUBERT, Adjoint,

présente le rapport suivant :

MESDAMES,

MESSIEURS,

L’article L.5211-4-2 du Code Général des Collectivités Territoriales (C.G.C.T.), tel qu’issu de la loi 2010-1563 du 16 décembre 2010 de réforme des collectivités territoriales prévoit que « en dehors des compétences transférées, un établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre et une ou plusieurs de ses communes membres peuvent se doter de services communs ».

Par la création de ces services communs gérés par l’établissement public de coopération intercommunale (E.P.C.I.) et dont les effets sont réglés par convention après avis des comités techniques compétents, le législateur entend ainsi encourager la mutualisation de services fonctionnels.

Aussi, dans un souci de bonne organisation et d’optimisation des services, la Ville de ROUEN et la Communauté de l’agglomération ROUEN-ELBEUF-Austreberthe (C.R.E.A.) se sont rapprochées afin d’envisager une possible mise en commun de différents services.

Dans ce cadre, il a été décidé d’étudier un premier périmètre composé des quatre services suivants :

- l'Architecture Informatique et Télécommunication de la Ville et la Direction des Systèmes d’Information de la C.R.E.A.,

- le service des Archives,

- le service de la Reprographie,

- le Service d’Information Géographique / Observatoire et Recensement de la Ville (S.I.G.O.R.) et le Service d’Information Géographique  (S.I.G.) de la C.R.E.A.

La méthode de travail a consisté, dans un climat particulièrement constructif, à décrire, le plus précisément possible, les organisations, les moyens humains, juridiques, matériels et financiers actuels des services concernés, afin de mesurer objectivement les points de convergences qui pourraient justifier l'intérêt de la mutualisation.

Dès le lancement de la réflexion, une information a été faite aux représentants du personnel de la Ville lors de la réunion du Comité Technique Paritaire en date du 12 février 2013. A cette occasion, l'administration a pu expliquer que cette démarche, qui, très légitimement, peut amener les agents à s'interroger sur leur devenir professionnel, se construirait dans le souci de préserver les intérêts des agents et dans la plus grande transparence.

Le travail approfondi d’analyse conduit ces derniers mois a conclu à ne pas retenir, à ce stade, la mutualisation de l'Architecture Informatique et Télécommunication (A.I.T.), ni celle des Archives.

En effet, s’agissant, en premier lieu, de l’A.I.T., il est apparu qu’une uniformisation préalable de l’architecture technique, qui demandera du temps, s’impose. La création d’un schéma de convergence engageant précisément les deux collectivités sera mise en place et permettra, cette convergence obtenue, d’engager une procédure de mutualisation.

Pour ce qui concerne les Archives, il est apparu, au terme des travaux d'analyse que, même si les deux structures auront un réel intérêt à mutualiser leurs équipes à plus ou moins longue échéance, les écarts d'organisation actuels entre la Ville et la C.R.E.A., dont les archives sont organisées dans deux directions et sur deux sites distincts, rendent peu opportune la mise en place d'un service commun pour les archives municipales. A ce stade, il n'est donc pas prévu de mutualiser à brève échéance les services Archives des deux structures.

La délibération qu’il vous est proposé d’adopter aujourd’hui retient donc deux projets de mutualisation : le S.I.G.0.R. et le service Reprographie.

Le S.I.G.O.R.

Les analyses de convergences, sur les plans techniques, humains et organisationnels, ont démontré la pertinence et la faisabilité de la mise en place d'un service commun entre la Ville et la C.R.E.A. En effet, même si certaines missions actuellement confiées à ce service n'entrent pas directement dans le champ des compétences de l'Agglomération (opérations de recensement principalement), les complémentarités entre les équipes, les pistes d'élargissement respectif des champs d'intervention des agents des deux structures ainsi que les objectifs poursuivis par les deux collectivités pour le développement de l'offre de services des systèmes d'information géographique, ont conduit à envisager la création d'un service commun à brève échéance.

Il sera ainsi créé, à l’échelon communautaire, un service commun des systèmes d’information, dénommé dans la convention Géomatique et Connaissance du Territoire (G.C.T.).

Cette mutualisation aura vocation à :

- optimiser les systèmes d’information des deux collectivités, tout en leur garantissant davantage de sécurité et de continuité,

- maintenir et améliorer la qualité de service aux utilisateurs,

- partager des ressources variées (techniques, logicielles, accès Internet, sauvegardes, postes de travail), tout en les rationalisant, les valorisant et les optimisant,

- proposer une nouvelle offre de services à terme aux communes membres de l’intercommunalité et rationaliser les moyens dans un contexte de réduction des ressources.

Le service Reprographie

De la même manière, les échanges techniques entre les deux services de reprographie ont été très constructifs et permettent d'envisager, sur la base de complémentarités tant techniques qu'organisationnelles, de mutualiser les équipes de la Ville et de la C.R.E.A. dans des délais brefs.

Le service commun créé à l’échelon communautaire prendra, dans la convention à adopter à cet effet, la dénomination Reprographie – service commun.

Cette mutualisation aura vocation à :

- diversifier l’offre de services des deux collectivités,

- maintenir et améliorer la qualité de service aux utilisateurs,

- partager des ressources matérielles et humaines variées.

La création de ces deux service communs permettra d’assurer l’ensemble des missions ressortissant de leurs compétences, tout en optimisant la gestion des ressources humaines, des moyens et matériels, pour aboutir à une meilleure disponibilité des compétences et à la réalisation à terme d’économies d’échelle.

La mise en oeuvre de ces services communs est subordonnée à la signature, pour chacun d’entre eux, d’une convention entre la C.R.E.A. et la Ville, qui prendra effet le 1er janvier 2014.

Ces conventions, conclues pour une durée illimitée, ont pour objet de régler l’ensemble des modalités liées à la mise à disposition en premier lieu des agents, mais aussi des biens, matériels et logiciels, ainsi que les aspects financiers, conformément aux dispositions de l’article L.5211-4-2 du C.G.C.T.

Cette mutualisation concerne pour le S.I.G.O.R. 3,2 agents, et pour la Reprographie 8 agents, qui seront de plein droit mis à disposition de la C.R.E.A.

Conformément aux textes, l’avis des commissions suivantes a été préalablement sollicité :

- Comité Technique Paritaire de la Ville de ROUEN, le 22 novembre 2013,

- Comité Technique Paritaire de la C.R.E.A., dont la saisine a été faite en vue de sa réunion du 3 décembre 2013,

- Commission Administrative Paritaire de la Ville de ROUEN, le 29 novembre 2013,

- Commission Administrative Paritaire de la C.R.E.A., le 17 octobre 2013.

S’agissant du dispositif financier relatif aux charges de personnel, la C.R.E.A. remboursera à la Ville la rémunération des agents mis à disposition. Le budget des services communs sera porté par le budget de la C.R.E.A. et refacturé à la Ville pour sa quote‑part, au vu d’un suivi analytique, sur la base d’une unité de compte instituée par la convention, dénommée Unité Fonctionnelle (U.F).

J'ai donc l'honneur, MESDAMES, MESSIEURS, de vous demander de bien vouloir :

1.- approuver le principe de la création de deux services communs à la Ville de ROUEN et à la C.R.E.A. : le service Géomatique et Connaissance du Territoire et le service commun Reprographie,

2.- autoriser M. le Maire à signer les deux conventions correspondantes.

Si les conclusions de ce rapport recueillent votre accord, je vous propose d'adopter la délibération ci-jointe.