Délibération 16-3 du Lundi 6 juillet 2015
VILLE DE ROUEN - CONSEIL MUNICIPAL - SEANCE DU 6 JUILLET 2015
RAPPORT AU CONSEIL MUNICIPAL
DIRECTION DES TEMPS DE L’ENFANT
REMPLACEMENT DU SYSTEME INFORMATIQUE
DEMANDES DE SUBVENTIONS
AUTORISATION
M. Frédéric MARCHAND, Adjoint,
présente le rapport suivant :
MESDAMES,
MESSIEURS,
La Direction des Temps de l’Enfant a notamment pour mission de gérer les inscriptions, les vérifications de présence et les facturations pour ses services dédiés que sont les accueils de loisirs, les crèches et les écoles.
Pour les écoles ce sont les inscriptions scolaires en lien avec la sectorisation comme les temps périscolaires du matin, du midi et du soir, ainsi que la restauration scolaire et la fourniture de goûters qui sont concernés.
Ces missions impliquent un fort besoin d’organisation pour l’accueil des familles, et sur les sites que sont les 54 écoles, les 11 crèches et les 6 accueils de loisirs.
Les services administratifs et financiers de la Direction des Temps de l’Enfant sont également fortement impactés par ces organisations.
En 2006, la Ville avait fait le choix de mise en place de bornes de pointage dans les écoles et les crèches avec le support de logiciel Applicam et la Régie Atout pour les recouvrements.
Ce dispositif a rapidement montré ses limites en termes de fiabilité de la facturation, de gestion des effectifs et de maintenance des équipements de pointage sur les écoles et les crèches.
Les accueils de loisirs n’ont jamais été associés à cette démarche.
Par ailleurs le contexte d’évolution de la société et du développement des outils numériques amènent les familles à être dans l’attente de pouvoir effectuer un maximum de démarche d’organisation concernant la vie de leurs enfants de manière dématérialisée , via un portail d’accès leur apportant la possibilité d’effectuer les inscriptions, modifications de réservation d’activités et de prestation selon les critères établis, ainsi que le paiement en ligne des facturations.
Les familles sont également dans l’attente d’une amélioration de l’information sur les activités organisées par la Ville sur les structures fréquentées par leur(s) enfant(s).
Aussi la Ville a pris la décision de remplacer le système de gestion informatisée des inscriptions, des présences et des facturations pour les crèches, les temps scolaires et périscolaires et les accueils de loisirs. Pour se garantir une évolution adaptée, assistance à maîtrise d’ouvrage a accompagné le projet en amont du logiciel et actuellement en tant qu’aide à la réalisation.
Un appel d’offres a permis de retenir en janvier la société ARPEGE avec le choix du logiciel Concerto.
L’utilisation effective est prévue au 1er janvier 2016 pour les crèches, les accueils de loisirs et le portail famille et sera effective pour les inscriptions scolaires et la gestion des temps périscolaires pour la rentrée de septembre 2016.
La mise en place de ce nouveau système de gestion, dénommé SOLFAMI, implique pour la Direction des Temps de l’Enfant des modifications de son organisation notamment par la mise en place d’un pointage à l’heure réelle pour les accueils de loisirs et les activités périscolaires la mise en place de nouveaux matériels tant dans les sites administratifs que dans les structures de la petite enfance, des accueils de loisirs et des écoles. Les capacités des réseaux seront également mises à niveau soit par des augmentations d’abonnements/débits, soit par l’évolution des infrastructures.
L’enveloppe financière de ce projet, est chiffrée à 427.086,60 € T.T.C.
La Ville souhaite demander les subventions les plus élevées possibles pour la réalisation de ce projet, notamment auprès de la Caisse d’Allocations Familiales de la Seine-Maritime, qui peut accorder des subventions d’investissement jusqu’à 80 % du montant du projet global.
L’assiette de la subvention sollicitée auprès de la Caisse d’Allocation Familiale sera donc la globalité du projet, soit l’assistance à maîtrise d’ouvrage, l’achat du logiciel impliquant les paramétrages, reprise des données initiale, les formations, la mise ne exploitation et l’hébergement du portail famille, ainsi que les achats de matériel et augmentation de réseaux indissociable à la mise en oeuvre de ce projet.
Une demande de subvention sera également déposée auprès du Fonds Européen (F.E.D.E.R.).
J’ai donc l’honneur, MESDAMES et MESSIEURS, de vous demander de bien vouloir autoriser M. le Maire à solliciter les subventions les plus élevées possibles pour la réalisation de cette opération.
Si les conclusions de ce rapport recueillent votre accord, je vous propose d’adopter la délibération ci-jointe.
Délibération
VILLE DE ROUEN - CONSEIL MUNICIPAL - SEANCE DU 6 JUILLET 2015
DELIBERATION DU CONSEIL MUNICIPAL
DIRECTION DES TEMPS DE L’ENFANT
REMPLACEMENT DU SYSTEME INFORMATIQUE
DEMANDES DE SUBVENTIONS
AUTORISATION
LE CONSEIL MUNICIPAL,
- Sur le rapport de M. Frédéric MARCHAND, Adjoint,
VU :
- Le Code Général des Collectivités Territoriales,
CONSIDERANT :
- Que la Ville souhaite remplacer le système informatique de la Direction des Temps de l’Enfant pour les inscriptions, vérifications des présences et facturations aux familles et mettre en place un portail d’accès pour permettre une réalisation dématérialisée de ces prestations.
- Que la Ville souhaite pour la réalisation de ce projet dont le montant est de 427.086,60 € T.T.C., solliciter toutes les subventions possibles.
APRES EN AVOIR DELIBERE :
1.- autorise M. le Maire à solliciter les subventions les plus élevées possibles pour la réalisation de cette opération, notamment auprès de la Caisse d’Allocations Familiales de la Seine-Maritime ainsi qu’auprès du Fond Européen (F.E.D.E.R.) et auprès de tout financeur potentiel.
2.- précise que :
- la recette en résultant, qui peut selon la décision de la Caisse d’Allocations Familiales de la Seine-Maritime se monter à 80 % du montant du projet globalisé ; sera imputée au chapitre 13 (subvention investissement), article 1328 (subvention d’équipement non transférables - autres) du budget,
FAIT A ROUEN, en L'HOTEL DE VILLE, les jour, mois et an susdits.
p. extrait conforme
p. LE MAIRE DE ROUEN,suivent les signatures,
par délégation,